Description et
catalogage des films

Chaque film déposé au pôle patrimoine de Ciclic bénéficie d'un traitement documentaire afin d'être identifié, décrit et référencé. 

Pour effectuer l'indexation des fonds collectés, les documentalistes de Ciclic utilisent la base de données DIAZ, créée par la Cinémathèque de Bretagne et le Pôle Image Haute-Normandie, aujourd'hui outil commun de nombreuses structures de conservation.

Outre l'indication des éléments techniques d'un film, tels que la couleur, le son ou le format, chaque fiche documentaire en offre un résumé descriptif, une datation et un aperçu à travers un ensemble de mots-clés issus d'un thésaurus qui s'enrichit au fur et à mesure de l'indexation. Le plus important de ces descripteurs est celui indiquant la commune, car il donne une localisation précise du lieu d'action d'un film ou d'une séquence.

La base permet également de gérer les droits de chaque fonds et de créer les références organisant le rangement des bobines dans les locaux de stockage.

DIAZ est également l'outil de publication des films sur le site Mémoire.
Elle les rend effectivement disponibles sur Internet, accompagnés de toutes les informations issues de leurs fiches documentaires respectives.